Aide

Clubby gère les membres, les cotisations et les événements de votre club. Importez ou ajoutez les membres, réglez les catégories et leur cotisation, générez les factures de l’année avec QR-facture, puis suivez les paiements. Chaque membre a son espace personnel (lien sans mot de passe).

Les chiffres du club : membres actifs, cotisations à payer et en retard, montant à encaisser, événements à venir. Cliquez un chiffre pour ouvrir la liste correspondante.

Recherchez, filtrez (catégorie, statut, actifs) et triez en cliquant un titre de colonne. Cochez des membres pour leur écrire, leur envoyer le lien de leur espace, créer une facture, changer de catégorie ou les désactiver. Sur téléphone, chaque membre s’affiche en carte.

Coordonnées, catégorie (cotisation), statut et langue des e-mails et des PDF. « Lien personnel du portail » : le membre ouvre son espace sans mot de passe ; « Nouveau lien » rend l’ancien inutilisable.

Déposez un CSV (séparateur ; ou ,). Les colonnes sont reconnues en 4 langues ; les catégories inconnues sont créées sans cotisation. Rien n’est enregistré avant « Importer ».

Juniors, actifs, passifs… Chaque catégorie porte la cotisation annuelle utilisée par « Générer les cotisations de l’année ».

Générez les cotisations de l’année, envoyez-les par e-mail (le membre trouve sa QR-facture et TWINT dans son espace), relancez en un clic, notez les paiements en lot ou importez un relevé bancaire camt.054 / camt.053 / MT940 / CSV : les références QR et RF sont reconnues. L’argent va directement sur le compte du club.

Créez un événement avec ou sans limite de places. Les membres s’inscrivent depuis leur espace ; complet, ils passent en liste d’attente et prennent la première place libérée.

Le calendrier montre les événements du mois dans leur case, avec leur couleur selon le type. Cliquez sur un événement pour l’ouvrir ; « Liste » revient à la liste triable.

Créez les équipes et sections du club. Ajoutez des membres depuis la liste des membres (action groupée) ou depuis leur fiche. Un groupe sert de filtre, de destinataire des messages, de cible des cotisations et des sondages.

Notez qui tient quel rôle et depuis quand. Terminez un mandat au lieu de l’effacer : l’historique reste. « Donner l’accès » crée le compte de l’application avec les droits du rôle.

Créez le sondage, puis « Envoyer l’invitation » : chaque membre reçoit son lien personnel et répond depuis son portail. Un seul vote par membre. En vote anonyme, seuls les totaux sont gardés.

Ouvrez la liste d'appel depuis l'activité : un bouton par personne (présent, absent, excusé), ou « Tous présents » puis corrigez les absents. Les personnes attendues sont les membres du groupe de l'activité, sinon les inscrits, sinon tous les membres actifs. Les statistiques montrent le taux de présence par membre et par groupe, avec export CSV.

Notez les tâches du comité avec une échéance et un responsable. Cochez la case quand c’est fait ; les tâches en retard apparaissent en rouge, aussi sur le tableau de bord.

Gardez ici les documents du club (règlement, listes, plannings). Ils sont réservés à l’équipe du club et se téléchargent d’un clic.

Tapez un nom, un e-mail, une ville, un titre d’événement ou de document. Chaque nombre ouvre la liste complète filtrée.

« Écrire aux membres » : tous les membres actifs, une catégorie ou une sélection, par e-mail et/ou dans leur espace. Une petite fenêtre confirme l’envoi. Onglets : messages envoyés (état de chaque e-mail), messages reçus des membres, notifications.

Nom, adresse, IBAN ou QR-IBAN du club pour la QR-facture, délai de paiement, texte des factures, logo, lien TWINT de votre prestataire et SMTP du club. Les cotisations sont payées au club ; l’abonnement Clubby se règle à part (« Abonnement »).

Ajoutez l’équipe : administrateur, trésorier ou secrétaire. Chacun reçoit un e-mail pour choisir son mot de passe (72 heures).

Vos cotisations (QR-facture en PDF, TWINT si le club le propose), les événements où vous inscrire, les messages du club, vos coordonnées et un formulaire pour écrire au club.

Choisissez le type (message, suggestion, bug), écrivez le sujet et le message. Votre identité est reprise de votre compte. Une confirmation s’affiche après l’envoi.

Profil, langue, mot de passe, double authentification et Face ID / passkeys. Les administrateurs règlent aussi le nom de la fiduciaire et, s’ils le souhaitent, leur propre serveur e-mail.

Souscrivez un forfait, résiliez à tout moment (fin de la période payée, sans remboursement) ou reprenez avant l’échéance.

Activez la double authentification et ajoutez une passkey pour vous connecter avec Face ID.

Tableau de bord de l’exploitant : Health Check, connexions, temps de réponse, messages reçus et e-mails en échec. Les rubriques du haut mènent à chaque réglage en deux clics.

Créez un club, offrez l’accès (avec ou sans date de fin), activez ou désactivez en lot. La fiche d’un club permet aussi un rabais Stripe et un SMTP propre.

Ajoutez un utilisateur à n’importe quel club (sélecteur par recherche). « Mot de passe » sur une ligne : lien de réinitialisation (recommandé) ou mot de passe temporaire, changement imposé ; liens groupés pour la sélection.

État Stripe de l’abonnement Clubby de chaque club, accès offerts et journal des paiements. « Relire chez Stripe » rattrape un webhook manqué (fait aussi chaque nuit). Les cotisations des membres n’apparaissent jamais ici.

Publiez une nouvelle version en 4 langues : chaque utilisateur l’accepte à sa prochaine connexion. L’historique des acceptations est paginé et filtrable par utilisateur ou version.

Un seul Turnstile protège l’application et la Super console : enregistrez les clés, testez-les sur ce domaine puis activez. Coupure d’urgence : créer config/.env contenant TURNSTILE_EMERGENCY_BYPASS=1.

Une sauvegarde chiffrée par jour, gardée 7 jours (réglable), puis purge des journaux. Téléchargement chiffré par défaut ; archive non chiffrée seulement avec la case et le mot EN CLAIR (journalisé). Récupérez la clé de restauration et tapez RANGEE quand elle est à l’abri.

Les tâches de l’application tournent seules à leur fréquence. Les sauvegardes restent toujours actives ; les autres tâches peuvent être désactivées, lancées tout de suite ou insérées. Une seule tâche planifiée suffit chez l’hébergeur.

Purge des journaux techniques (1 mois par défaut, réglable) : après la sauvegarde quotidienne, à la demande ici, ou depuis Zeus. L’audit, les CGA acceptées, les documents et les messages ne sont jamais purgés.

Chaque e-mail avec la réponse réelle du serveur. Quittancez un échec traité, ou plusieurs à la fois ; « Renvoyer » relance l’envoi.